Redegjørelser om åpenhet - Åpenhetsloven

Diakonhjemmet er en selvstendig ideell stiftelse innenfor Den norske kirke, med formål å fremme diakonal virksomhet i kirke og samfunn. Diakonhjemmets virksomheter er organisert som ideelle aksjeselskaper: Diakonhjemmet Omsorg AS, Diakonhjemmet sykehus AS og Diakonhjemmet Sykehusapotek AS. Diakonhjemmet er majoritetseier i VID vitenskapelige høgskole gjennom VID holding AS og i Fagskolen Diakonova AS gjennom Fagskolen Diakonova Holding AS.

Diakonhjemmet stiftelse binder Diakonhjemmets virksomheter i sammen og arbeider med realisering av Diakonhjemmets formål og strategiplan, forvalter og videreutvikler eiendomsmassen samt tilrettelegger for tjenesteutvikling og nyetablering. Stiftelsen er organisert i avdeling for utvikling, innovasjon og bærekraft og avdeling for fellestjenester med tre enheter. Stiftelsens administrasjon har to enheter (Enhet for økonomi, finans og verdiforvaltning og Enhet for kommunikasjon og samfunnskontakt) i tillegg til sekretariat.

Retningslinjer og rutiner for håndtering av potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

DnD følger en felles policy for alle virksomhetene i Diakonhjemmet der vi forplikter oss til å arbeide systematisk og regelmessig med å sikre grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos våre leverandører. Etterlevelse av Åpenhetslovens er innarbeidet i den ordinære driften ved at det gjennomføres og aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer.

Etterlevelse av loven skjer ved at det stilles avtalemessige krav til leverandører og samarbeidspartnere med fokus på en ansvarlig innkjøpspraksis. For å forankre dette arbeidet er det utarbeidet en felles generell innkjøpspolicy, som gir veiledning for alle ansatte som gjør anskaffelser. Videre har vi og virksomhetene i Diakonhjemmet egne innkjøpsrutiner som er mere detaljert på fullmakter, ansvarsområder, prosesser og fremgangsmåter.

Vi har et systematisk HMS-arbeid og det gjennomføres årlige vernerunder og medarbeidersamtaler. Det er også fokus på avvikssystem og varslingsrutiner.

Diakonhjemmet stiftelse ønsker å fremme respekt for menneske- og arbeidstakerrettigheter. Ansatte, leietakere, leverandører og samarbeidspartnere, skal være trygge på at våre verdikjeder ivaretar dette og miljøet. For å være bærekraftige, styres leddene i leverandørkjeden samt våre innkjøp i henhold til:

• Innkjøpspolicy
• Innkjøpsrutiner
• ISO 14001/Miljøfyrtårn
• Etiske retningslinjer, som også inkluderer retningslinjer og varslingsrutiner for å hindre diskriminering, trakassering og andre kritikkverdige forhold
• FNs bærekraftsmål
• Strategiplan for 2020-2030
• Bransjestandard for ideell velferd
• OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv

Vi har foretatt en overordnet analyse for å kartlegge områder, samarbeidspartnere og leverandørkjeder hvor det er mest og høyest sannsynlighet for risiko og typiske risikogrupper. Som en aktør i eiendomsbransjen er stiftelsen med på å skape og forvalte bygg, og i byggprosjekt inngås det hovedentrepriser der leverandører er tredjeparter som inngår i vår leverandørkjede. I tillegg inngår det drifts-, håndtverks- og renholdstjenester i vårt daglige virke. I forhold til disse ble det satt en vesentlighetsgrense på innkjøp over kr. 100 000,- der leverandørene har blitt forespurt om hvordan de forholder seg til Åpenhetsloven og hvordan en evt. risiko er håndtert.

Våre leverandører kommer utelukkende i fra Norge, som er et land hvor man har høyt fokus på arbeids- og menneskerettigheter. Det ligger likevel en del risiko i bransjen og vi har, gjennom forespørsel til leverandører, avdekket risikofaktorer i forbindelse med produksjon og arbeidsrettigheter. Leverandører som ikke faller innunder terskelverdiene i Åpenhetsloven, og derfor ikke har utført aktsomhetsvurderinger, har via sine tilbakemeldinger vist oss at de har satt seg inn i Åpenhetslovens formål og forpliktelser.

Det er ikke identifisert faktiske negative konsekvenser i egen virksomhet, men gjennom våre aktsomhetsvurderinger har vi avdekket faktiske negative konsekvenser hos våre leverandører:

• Ved bruk av underleverandører og innleie av arbeidskraft

I tillegg er det avdekket vesentlig risiko for negative konsekvenser:

• Ved produksjonsprosesser, i et globalt perspektiv, innen utvinningssektoren- og i sko- og klesbransjen
• Ved innkjøp av mineraler fra konfliktområder

For å stanse avdekkete faktiske negative konsekvenser har våre leverandører ettergått sine leverandørkjeder. De har også foretatt egne kontrolltiltak, som er direkte rettet mot underleverandører. Noen av leverandørene håndterer risikoene via sine bransjeorganisasjoner. Etablerte tiltak for å redusere risiko oppfattes som tilfredsstillende håndtert og den samlede vurderingen av alvorlighetsgraden anses som lav. Vi har vurdert at våre leverandører gir oss en akseptabel risiko, og vil se dette i sammenheng med det pågående arbeidet med etablering og forvaltning av varige tiltak som ytterligere reduserer risiko for negative konsekvenser.

Vi ønsker å bidra til en kontinuerlig forbedring i leverandørkjeden og for å begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser har vi iverksatt følgende tiltak:

• Styrket fokus på bærekraft, miljø og menneskerettigheter i innkjøpsprosesser
• Jobbe på tvers av Diakonhjemmets virksomheter, for å skape samhandling, gode strategiske valg og rutiner
• Kreve at ansatte og leverandører gjør seg kjent med og etterlever selskapets retningslinjer og respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
• Utarbeidet egen policy for aktsomhetsvurderinger og arbeidet med dette vil skje systematisk og som en integrert del av virksomheten
• Leverandør som enten har svart ut forespørselen svakt eller ikke besvart i det heletatt, vil bli vurdert byttet ut da man prioriterer samarbeid med leverandører med lavere risiko.

Iverksatte tiltak har gitt følgende resultat eller forventet resultat:

Vi har i arbeidet med aktsomhetsvurderingene kjørt parallelle prosesser i forhold til innkjøpsprosesser. Det er forsøkt å se helhetlig og at man i disse også får inn krav til leverandører og samarbeidspartnere et særlig fokus på de områder der man ser størst mulighet for risiko for negativ påvirkning.

Som følge av våre aktiviteter vurderer vi at disse vil reduserer risiko negativ påvirkning og bidrar til å unngå brudd på menneskerettighetene og anstendige arbeidsforhold. Dette er et kontinuerlig arbeid som vi vil fortløpende vurdere og rapportere effekten av.

For spørsmål om mer informasjon kan man kontakte oss på stiftelsen@diakonhjemmet.no.

Redegjørelse om åpenhet 2024

Aktsomhetsvurderinger gjennomført i Det norske Diakonhjem.

Organisering og formål

Det norske Diakonhjem (DnD) er en ideell, diakonal stiftelse, som realiserer sitt formål gjennom virksomheter innenfor utdanning, helse og omsorg. Hovedstyret er DnD øverste organ, der daglig ledelse ivaretas av administrerende direktør/forstander.

Vårt formål er å fremme og utvikle diakonal virksomhet i kirke og samfunn, nasjonalt og internasjonalt. Våre kjerneverdier er: Tjeneste, kvalitet, respekt og rettferdighet. Disse verdiene gir grunnlag, retning, inspirasjon og korrektiv for vårt arbeid, for samhandling og samarbeid, og for ledelse, ansatte og alle som er brukere av våre tjenester.

Diakonhjemmets virksomheter er organisert som ideelle aksjeselskaper og rapporterer selv på Åpenhetsloven. For å øke bevisstheten rundt sosiale og klimamessige forhold samarbeider virksomhetene om dette. Alle har publisert redegjørelse på sine nettsider.

Retningslinjer og rutiner

DnD har etablert ledelsesforankrede policyer, retningslinjer og rutiner for håndtering av potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, i tråd med formålet med Åpenhetsloven. Etterlevelse sikres gjennom aktsomhetsvurderinger og OECDs retningslinjer.

Det arbeides systematisk og regelmessig, med å sikre grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos samarbeidspartnere og leverandører, og de styrende dokumentene blir jevnlig gjennomgått og oppdatert, som et ledd i en ansvarlig innkjøpspraksis.

For å sikre å sikre mangfold, fremme likestilling og hindre diskriminering, jobbes det aktivt med å spre informasjon og holdninger gjennom møter og arrangementer, men også ved at rutiner og prosedyrer reflekterer dette. Det er tilrettelagt for en kultur der det er ønskelig at arbeidstakere varsler om kritikkverdige forhold. Det foreligger retningslinjer og rutiner i tilknytning til dette, slik at ansatte vet til hvem, om hva og hvordan det skal varsles.

Leverandørkartlegging

I henhold til og i tråd med Åpenhetsloven, foretas det årlige aktsomhetsvurderinger.

Overholdelse av Åpenhetsloven setter krav i forhold til systematisering av samarbeidspartnere og leverandører.Vi har videreført vår vesentlighetsgrense på anskaffelser over 100.000,- pr leverandør pr år.

Det er fulgt en risikobasert tilnærming, der vi systematisk har vurdert hvilke leverandører vi undersøker nærmere. Disse leverandørene fikk oversendt et spørreskjema om hvilken påvirkning virksomheten har i forhold kriteriene i Åpenhetsloven. Responsen på spørreskjemaene ga oss verdifull innsikt i våre samarbeidspartnere- og leverandørers forhold til kriteriene i loven. De fleste besvarelsene var tilfredsstillende.

Mange av våre samarbeidspartnere og leverandører tilhører bygg- og anleggsbransjen, som står på høyrisikolisten. Risikonivået i denne kategorien avhenger i stor grad av landet der selskapet opererer eller produserer. Samlet sett er risikoen lav, da stiftelsen har samarbeidspartnere og leverandører hovedsakelig i Norge. Det er likevel viktig å hensynta at bransjen har i de siste årene vært i endring, da norsk lovgivning om utenlandske arbeidstakere har blitt myket opp, og resultert i hyppigere tilfeller og funn av arbeidsforhold som nærmer seg sosial dumping. Diakonhjemmet har bygge- og vekstplaner, noe som betyr at virksomheter innenfor denne risikogruppen har fått stor oppmerksomhet for våre aktsomhetsvurderinger både i fjor og i år.

I den overordnede analysen har vi også kartlagt geografi, om vi har kunnskap til eller er kjent med annen type risiko tilknyttet leverandør eller leveranse, om virksomheten publiserte redegjørelse i fjor og om samarbeidspartner, leverandør eller leveranse er knyttet til innkjøpsorganisasjonen KNIF.

Vesentlighetsgrensen kan utelukke leverandører som kan ha uheldige påvirkninger, men vi har prioritert det som har størst påvirkning av vår drift og om leverandøren er en langsiktig partner eller ikke. Dette da langsiktige avtaler, vil ha betydelig innvirkning på mennesker, miljø og samfunn.

Risikovurdering og funn

Gjennomført risikoanalyse bygger på hvordan forespurte samarbeidspartnere og leverandører identifiserer og reduserer risikoer i sine egne leverandørkjeder. Vi har evaluert tilbakemeldingene med hensyn til alvorlighetsgrad og sannsynlighet for negative konsekvenser. Deretter har vi vurdert om potensielle eller reelle konsekvenser, sett fra vårt ståsted, er noe vi har forårsaket, bidratt til eller vært direkte knyttet til. Jo nærmere vi er den negative konsekvensen, desto større ansvar har vi for å stanse, forebygge eller begrense den.

Det ble ikke identifisert faktiske negative konsekvenser hos våre leverandører, som menneskerettighetsbrudd eller dårlige arbeidsforhold, men det er identifisert mulige risikofaktorer:

• Enkelte leverandører omfattes ikke av Åpenhetsloven/faller ikke innunder terskelverdier. Fra disse er det gitt lite informasjon eller et lite grunnlag for å trekke konklusjoner. Vi anser disse til like gjerne å være bidragsytere til negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, i leverandørkjeden eller som samarbeidspartner/leverandør.• Det mangler formelle kontrakter på mindre innkjøp, slik at det ikke foreligger klare og tydelige krav til hva vi som oppdragsgiver forventer ivaretatt i forhold til vår ESG- rapportering.

Det er ikke identifisert faktiske eller negative konsekvenser innad i stiftelsen, men virksomheten er klar over at brudd i forhold til lovgivningen også kan skje internt. Det foretas jevnlige medarbeiderundersøkelser og ved behov blir det utført tiltak.

Tiltak

• Vi skal søke samarbeid med aktører som følger regelverket. Det forventes at våre samarbeidspartnere og leverandører, uansett størrelse eller om man omfattes eller ikke av Åpenhetsloven, har prosesser på plass for å sikre etterlevelse.
• Klare krav til samarbeidspartnere og leverandører skal utvikles gjennom skriftlige retningslinjer, kontrakter eller avtaler, med forventninger til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljøforvaltning. Derfor bør virksomheter som ikke selv er underlagt loven, men som leverer tjenester eller produkter til Diakonhjemmet, i praksis være forberedt på å måtte utrede spørsmål i tilknytning til dette
• Leverandører som ikke har besvart forespørselen eller besvart svakt, vil bli vurdert utbyttet.
• Fokus på innkjøpsroller, innkjøpsrutiner og system for leverandøroppfølging samt opplæring i dette.
• KNIF - Kristen-Norges innkjøpsfellesskap her et godt fokus på åpenhet og bærekraft i sine avtaler med leverandører. Vi prioriterer leverandører som inngår i avtaleporteføljen til KNIF.
• Fortsette arbeidet som gjøres på tvers av virksomhetene, for å ivareta lovgivningen.

Iverksatte tiltak har gitt følgende resultat eller forventet resultat

Aktsomhetsvurderingene er et kontinuerlig arbeid som bidrar til å stille krav til samarbeidspartnere og leverandører. I sammen med fjorårets aktsomhetsvurderinger gir disse oss god oversikt over våre leverandørkjeder og en redusert risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Vi vil tilstrebe oss å ha rutiner og prosedyrer som ivaretar Åpenhetsloven, og vi vil aktivt søke etter forbedringer og iverksette disse.

Oslo, 7. mars 2024